Charte des bonnes pratiques pour les transferts de données lors des changements de SIGB et logiciels de gestion des centres de documentation
[Version 1, 13 mai 2009]
Préambule
Les associations professionnelles de bibliothécaires et de documentalistes et les organismes spécialisés dans la mise en oeuvre de SIGB et de logiciels de gestion de centres de documentation, dont la liste est donnée en annexe, ont élaboré cette charte pour faciliter les transferts des données informatisées des bibliothèques et des centres de documentation lors de leurs réinformatisations.
Selon la législation sur les bases de données, les données produites, achetées ou reçues par l’établissement documentaire, pour son propre fonctionnement et pour les services rendus aux usagers sont, sauf contrat contraire avec le producteur initial des données, la propriété de l’organisme dont relève l’établissement documentaire.
Dans le contexte d’une réinformatisation, le fournisseur du logiciel en cours d’utilisation est ci-après désigné par la formule “fournisseur courant”.
Le but de cette charte est de faciliter les transferts de données, en permettant aux bibliothèques et aux centres de documentation de connaître les conditions techniques et financières de ces transferts, dans la limite du périmètre qu’elles ont formulé, et en précisant certains éléments techniques de base.
- La charte définit donc un ensemble de bonnes pratiques qui concernent : Pour les fournisseurs de logiciels :
- les formats et structures de fichiers acceptés dans ce cadre,
les conditions de délai et d’information entre l’établissement utilisateur et son fournisseur de logiciel, - l’information sur les conditions financières de ces transferts de données, Pour les bibliothèques et centres de documentation :
- l’expression de leurs besoins envers leurs fournisseurs courants,
- les précautions à prendre pour un bon transfert de leurs données.
Les fournisseurs de logiciels qui valident cette charte s’engagent publiquement à en respecter les termes.
Les associations professionnelles (ABF, ADBDP, ADBGV, ADBS, ADBU, ADDNB, FULBI, INTERDOC) estiment que les pratiques citées dans cette charte sont de bonnes pratiques. Elles la soutiennent, la font connaître et en assurent la publicité et la promotion auprès de leurs membres. Elles en garantissent solidairement la publication sur le Web. Elles organisent des réunions de concertation avec les fournisseurs de logiciels pour bibliothèques et centres de documentation pour la faire évoluer, si le besoin s’en fait sentir, par exemple pour tenir compte de l’apparition de nouveaux standards, et désignent des correspondants pour veiller à son évolution.
La présente charte peut être librement reproduite sous réserve de ne pas en modifier les termes et d’en indiquer la source et la version.
Charte
Les associations professionnelles et les fournisseurs de logiciels signataires de la présente charte valident les principes suivants :
Article 1
Le fournisseur courant s’engage :
- à mettre à la disposition de l’établissement documentaire client, sur simple demande, et à titre gratuit ou selon un tarif fourni, l’ensemble des données demandées par lui dans un format documenté non crypté,
- ou à lui fournir les outils et la documentation lui permettant d’extraire lui-même l’ensemble de ces données.
Ces données doivent comprendre, de façon complète, les notices bibliographiques avec indication des liens entre celles-ci et avec des documents associés (texte, image, son…), les notices d’autorité et thésaurus avec leur système de relation, l’état des collections de périodiques, les notices d’exemplaires, les prêts en cours, les fichiers des usagers.
Ces données peuvent comprendre en outre tous les éléments produits par l’établissement, et notamment : l’état des rappels, les éléments nécessaires au fonctionnement du système d’acquisitions (bons de commande et notices d’acquisitions), du bulletinage et de la gestion de la réception des périodiques, et d’une manière générale tous les fichiers nécessaires à la gestion de l’établissement documentaire et des services qu’il rend à ses usagers.
Les fichiers sont remis à l’établissement documentaire sur un support ou par un moyen de transmission conforme à l’état de l’art, et dans l’un des formats ou l’une des structures cités dans les articles suivants.
Ils sont fournis sur simple demande de l’établissement documentaire, dans un délai d’un mois à partir de la réception d’une demande écrite.
Article 2
Sont considérés comme des formats non cryptés :
- les fichiers ISO 2709 contenant des notices dans un format MARC conforme à sa définition officielle (spécifications publiées par l’IFLA pour les formats UNIMARC, par le MARBI pour les formats MARC21…, Recommandation ABES-BnF ou Recommandation 995 pour les données d’exemplaires, norme AFNOR Z 47-100 relative aux thesauri, etc),
- les fichiers ISO 2709 contenant d’autres données que des notices MARC, leur description intégrale étant fournie,
- les données au format XML dont la DTD ou la description des balises est communiquée intégralement à l’établissement,
- les fichiers textes délimités avec indication du mode codage des caractères et fourniture externe ou interne au fichier des en-têtes de colonnes,
- les fichiers multimédias stockés en base de données, exportés à des formats standards,
- tout format validé d’un commun accord entre le fournisseur courant, celui du logiciel suivant et l’établissement documentaire client.
Article 3
Les associations professionnelles qui valident cette charte conseillent aux bibliothèques et centres de documentation :
- de se renseigner auprès du fournisseur du logiciel courant sur les possibilités d’exportation de données : . le logiciel dispose-t-il d’un module d’exportation fourni en standard ou acquis séparément ? . quelles sont les données exportables ? . dans quel format ? . qui met en oeuvre l’exportation ?
- dans la perspective d’une réinformatisation :
– de définir très clairement et très précisément les fonctionnalités qu’ils attendent du nouveau système, ce qui les aidera à définir les données qu’ils souhaitent ou au contraire qu’ils ne souhaitent pas transférer d’un logiciel à l’autre : fonctionnalités de recherche documentaire, de liens entre notices et sous-notices, de gestion de thesauri, de gestion des exemplaires, des reliures, de rappels aux usagers, de bulletinage des périodiques et de gestion des états de collection, fonctionnalités d’acquisition, de dépouillement, etc. ;
– de mettre à disposition des fournisseurs de logiciels, lors des consulations en vue de la réinformatisation, des jeux de tests représentatifs des fichiers à transférer ;
– de décrire précisément leurs pratiques et particularités professionnelles lors de ces consultations ;
– de bien identifier et localiser les fichiers de données numérisées à transférer d’un système à l’autre.